Buena práctica

Mejora de la información a estudiantes sobre movilidad internacional

             

Universitat de Barcelona

Barcelona, España

Responsable

Esther Oriol
Project Manager
Unidad: Desarrollo Internacional, Universitat de Barcelona
934029027

Resumen ejecutivo

La Feria de Movilidad Internacional de la Universidad de Barcelona es una actividad dirigida a los estudiantes en la que se ofrece información sobre las diferentes opciones de movilidad internacional de que disponen los alumnos de la UB. La jornada, que en su primera edición celebrada en octubre de 2019 tuvo lugar en los jardines del Colegio Mayor Penyafort-Montserrat de 12 a 17 horas, se acompañó de un programa de actividades lúdicas que le dieron a la Feria un carácter festivo.

La finalidad última de la Feria es despertar el interés de los estudiantes por la movilidad haciendo visibles todos los destinos que tienen a su alcance. Con este objetivo, la UB editó, coincidiendo con la feria, unos folletos para cada uno de sus veintisiete centros con información de los distintos convenios de movilidad existentes. Consultando estos folletos, los estudiantes podrán saber todas las universidades donde pueden realizar una estancia de movilidad, todo ello organizado por enseñanzas y países, y con diversos datos de interés, como la lengua de la docencia.

La feria se dividió en varios espacios. En el primero, o zona de acogida, donde los estudiantes encontraron estos folletos organizados por facultades y pudieron hacer consultas a los informadores. Un segundo espacio estuvo dedicado a Europa y un tercer espacio se dedicó al resto de países del mundo. En ambos casos, había disponible información de varias universidades, organizada geográficamente. En colaboración con ESN Barcelona UB, la asociación de estudiantes Erasmus, alumnos de todo el mundo que actualmente realizan una estancia en la UB —conocidos como embajadores— respondieron preguntas y dieron charlas.

También hubo información sobre los diversos apoyos a la movilidad que ofrecen los servicios de la UB, desde la misma Oficina de Movilidad y Programas Internacionales hasta los Servicios Lingüísticos, la Escuela de Idiomas Modernos o la Escuela de Doctorado. La Comisión Fulbright presentó también su programa de becas.

Un cuarto espacio estuvo dedicado al país invitado, que en esta primera edición de la feria fue China. Actualmente, la UB tiene firmados convenios con 35 universidades chinas. El alumnado pudo comprobar las opciones a su alcance para hacer una estancia en el país asiático. El Instituto Confucio tuvo un estand propio en esta área de la feria, y también existió una representación consular de China.

Actividades lúdicas como una exhibición de kung-fu y de música tradicional china y una zona de comida china completaron la oferta lúdica.

Carácter transformador de la práctica

  1. La práctica integra las dimensiones de internacionalización o interculturalidad.

    Se dirige a fomentar el interés de los estudiantes en realizar movilidades académicas internacionales

    Alto

  2. La práctica genera cambios significativos en sus beneficiarios directos

    El objetivo es cambiar la percepción sobre la movilidad para entender esta opción como una cosa viable y de interés general.

    Alto

  3. Se ampliaron los resultados de la práctica a otros actores institucionales

    Fruto de la presencia de China como país invitado se abrió la posibilidad de crear cursos de competencia lingüística para estudiantes chinos “incoming”

    Alto

  4. La práctica se hace cargo, de manera innovadora, de los desafíos internos o externos de la educación superior.

    Una innovación que introduce la práctica es la participación de organismos externos a la Universidad en las actividades de promoción de la movilidad : el Ayuntamiento de Barcelona así como la asesoría de Movilidad internacional del Departamento de Juventud de la Generalitat de Catalunya.

    Medio

  5. La práctica genera un valor añadido para la universidad

    Visibilidad externa de la internacionalización de la Universidad, a través de medios de comunicación y redes sociales además de la generación de sinergias entre unidades transversales de la propia institución y con agentes de la administración local y autonómica.

    Alto

Etiquetas
académicosestudiantesintercambio o movilidadinterculturalidadinternacionalización en casa

Descripción detallada de la práctica

Planificación de la práctica

La Universidad de Barcelona tiene una larga tradición de relación y colaboración con universidades de otros países y ofrece la posibilidad a los estudiantes de llevar a cabo más de 2550 intercambios a 64 paises, 855 universidades de acogida y 187 enseñanzas diferentes.

Los diferentes programas de intercambio internacional mejoran la calidad de la educación superior y aportan beneficios académicos y profesionales que contribuyen al desarrollo integral de la persona.

Situación de partida

La oportunidad de organización de la Feria de Movilidad por primera vez surge del hecho de disponer de esta gran oferta de movilidad que, hasta el momento, es difundida a través de dos canales

  • Un sistema descentralizado formado por una oficina de Relaciones Internacionales en cada una de las Facultades de la Universidad (17 en total)
  • Un portal web con información de todos los destinos gestionada de manera centralizada por la Oficina de Movilidad y Proyectos Internacionales de la Universidad
  • Se detecta que el sistema, a pesar de garantizar la disponibilidad en todo momento de la información a los estudiantes interesados requiere de proactividad por su parte: deben dirigirse presencialmente a las oficinas de relaciones internacionales en cada caso o buscar la información de manera individual a través de la web.

    A su vez, se observa la necesidad de “democratizar” el interés por la movilidad de los estudiantes, acercándoles toda la oferta disponible de una forma festiva, amena, al aire libre y en un contexto lúdico. La idea final es que queden seducidos por la posibilidad de realizar una movilidad y que, a su vez, vean esta opción como algo al alcance de cualquier estudiante.

    Objetivos

    Los objetivos definidos en el momento de creación del comité organizador de la Feria fueron los siguientes:

    • Celebrar una feria en ambiente distendido y festivo donde los estudiantes pudieran conocer las diferentes opciones de movilidad internacional existentes
    • Convertirse en MOTIVADORES de los estudiantes para despertarles el gusanillo de la movilidad y animarlos a dirigirse a las Oficinas de Relaciones Internacionales de cada Facultad para profundizar en detalles.
    • Ubicar en el jardín del Colegio Mayor una zona de exposición donde los estudiantes puedieran informarse a través de:
      • Catálogos en papel
      • Pantallas con acceso a Internet
      • Informadores
      • Staff de la UB
      • Estudiantes voluntarios
    • Elaborar una campaña de comunicación en las redes, informaciones por mail y pósters y video-anuncios en las Facultades.
    • Indicadores

      El indicador de éxito de la feria a nivel institucional será el incremento en el número de solicitudes de movilidad para los cursos 2020-21 y 2021-22.

      El valor añadido para estudiantes, beneficiarios directos de la actividad, se medirá a través de los siguientes indicadores

      • Número de catálogos con la oferta de movilidad disponible impresos
      • Número de catálogos con la oferta de movilidad disponible repartidos al final de la feria
      • Número de asistentes
      • Número de facultades implicadas

Desarrollo y ejecución de la práctica

Etapas de la implementación
  • Diseño de la actividad
  • Contacto con agentes implicados y embajadores
  • Comunicación con universidades socias
  • Mapa de ubicación de estand y proveedores
  • Puesta en marcha
  • Diseño de la actividad

    Para el diseño de la actividad, y a partir de la detección de necesidades y definición de los objetivos, se elaboró un documento marco en el cuál se definió la estrategia y ámbitos de actuación.

    Para empezar, se rediseñó todo el material informativo disponible sobre los convenios existentes con universidades de todo el mundo y se diseñó un modelo de folleto donde, de manera individual para cada facultad, se recogieran las diferentes opciones de movilidad disponibles según los estudios cursados. Se elaboró la estrategia para su diseño, corrección e impresión a tiempo para el día de la feria.

    Se definió, así mismo, la fecha adecuada para la celebración del evento de manera que fuera una vez iniciado el curso académico, pero antes de la abertura de las convocatorias de movilidad.

    Se escogió como lugar de celebración un espacio de la Universidad que no perteneciera a ninguna de las facultades para crear la sensación que el contenido era para todos los estudiantes, fueran del ámbito que fueran. Así, se eligió el jardín del Colegio Mayor Penyafort-Montserrat, una residencia de la UB ubicada en pleno campus y que dispone de un agradable espacio de jardín accesible desde la calle.

    En este espacio se definieron 4 zonas de exposición:

    1. Zona de acogida
      • Carpa con folletos que recojan todos los convenios de movilidad existentes ordenados por facultades para que los estudiantes conozcan a qué destinos puede optar
      • Informadores: staff internacionales
    2. China país invitado
      • Carpa con Información de todas las universidades con las que tenemos convenio
      • Presencia asociación de estudiantes chinos
      • Presencia del Instituto Confucio (espacio propio)
      • Food truck comida china
      • Música (tradicional y contemporánea)
    3. Europa
      • Carpa con estudiantes UB y estudiantes Erasmus para hablar de su experiencia (ESN)
      • Informadores UB de las Facultades
    4. Resto del mundo
      • Carpa con informadores de la Oficina de Movilidad de la universidad
Contacto con agentes implicados y embajadores

A nivel interno, se creó un grupo de trabajo compuesto por todas las unidades de la Universidad de Barcelona con responsabilidades dentro del circuito de movilidad internacional y su difusión.
Además, 950 estudiantes “incoming” fueron invitados a la Feria de Movilidad a través del correo electrónico para invitarlos a participar como embajadores de su universidad en la feria.

Comunicación con universidades socias

Se envió un correo electrónico a todas las universidades internacionales con convenios de movilidad vigentes para invitarlas a enviar el material promocional que considerasen de interés para divulgar durante la Feria de Movilidad.

Mapa de ubicación de estand y contacto con proveedores

Se estableció la relación de proveedores de material ferial, audiovisual y de impresión. Se definió la ubicación de las diferentes carpas en el espacio del jardín de la residencia para asegurar la circulación de los visitantes de manera fluida y adecuada. Se define la ubicación de un escenario y una agenda de charlas que tendrán lugar durante el día de la feria. Se define el horario, que abarcará de 12h a 17h de manera que puedan acceder estudiantes tanto de turno de mañana como de tarde.

Puesta en marcha

Se coordinaron las agendas de todos los implicados para establecer un calendario de ejecución

Resultados de la práctica

La primera edición de la Feria de Movilidad Internacional tuvo lugar el 10 de octubre de 2019 en el jardín del Colegio Mayor Penyafort Montserrat de 12 a 17h.
Participaron estudiantes de grado, máster y doctorado de todas las facultades de la UB y su objetivo fue estimular su interés por la movilidad internacional.

Los indicadores recogidos son los siguientes:
• 1.100 folletos con oferta de movilidad para facultades disponibles
• 467 folletos recogidos por los asistentes
• 21 Facultades implicadas
• Facultades con más asistencia: Biología, Economía y Empresa y Farmacia (las más cercanas al lugar de
celebración de la feria).
• 2 asociaciones de estudiantes implicadas (European Student Network -ESN-, Asociación de Estudiantes
Chinos).
• Implicación fundamental de unidades transversales (Marketing, Comunicación, Servicios lingüísticos,
Escuela de idiomas)

Sobre el desarrollo de la feria, destacar que el acto inaugural contó con la presencia de el vicerrector de Comunicación de la UB, Dr. Francisco Esteban, la delegada del rector para la Movilidad, Dra. Aurèlia Mañé y el Cónsul General de China en Barcelona, Sr. Nan LIN.

Al respecto de la actividad en las carpas, se repartieron 1.200 folletos de convenios disponibles (de 20 Facultades y Centros Adscritos), hubo presencia de informadores y folletos de la Escuela de Idiomas Modernos, informadores y folletos de los Servicios Lingüísticos de la UB, informadores y folletos del Ayuntamiento de Barcelona así como la asesoría de Movilidad internacional del Departamento de Juventud de la Generalitat de Catalunya.

En la carpa de China, país invitado, se exhibieron folletos de 30 universidades chinas con las que tenemos convenio, hubo presencia de informadores miembros de la asociación de estudiantes chinos. En la carpa del Instituto Confucio con información sobre cultura china y actividad de caligrafía china. Además se realizó una exhibición de Kung-fu, percusión y danza tradicional y durante toda la jornada estuvo habilitada la zona de gastronomía China.

En la zona de Europa se habilitaron 2 carpas donde se exhibieron folletos de 40 Universidades europeas, hubo presencia de voluntarios informadores de ESN y de estudiantes internacionales para hablar de su experiencia. También estuvieron presentes los profesionales de la OMPI para informar de procedimientos y ayudas.

En la carpa del resto del mundo se distribuyeron catálogos de universidades de todo el mundo (10 del continente americano, 16 Asia, 4 Australia y Nueva Zelanda), hubo presencia de informadoras de la OMPI así como de una delegación de la Comisión Fullbright / Education USA.

Enlaces de referencia:

Vídeo de la Feria de Movilidad para estudiantes: https://youtu.be/rwpI8Fh0fEM

Presentación para sesiones informativas de convenios generales (movilidad de estudiantes): http://www.ub.edu/uri/Documents/experiencia_conv_generals_2019.pdf

Evaluación y revisión de la práctica

Acabada la primera edición de la Feria de Movilidad Internacional de la Universidad de Barcelona se valoró el impacto en una reunión del grupo de trabajo y se elaboró un informe con las conclusiones de esta evaluación con la voluntad de mejorar en las próximas ediciones celebradas de esta feria.

Entre los puntos fuertes recogidos en el informe, destacar:

- La buena coordinación entre unidades transversales para la organización y promoción de la feria.
- La implicación de les oficinas de Relaciones Internacionales de las Universidades.
- El número de estudiantes que asistieron.
- La ubicación y las sinergias creadas con el Colegio Mayor
- Utilizar un servicio externo para el montaje y desmontaje de infraestructuras.

Entre los aspectos a mejorar en la próxima Feria, destacar:

- Los turnos de trabajo de los informadores: no pararon desde las 12 hasta las 16.30h.
- Concretar con más detalle cuál es el rol del personal de las ORIS presente.
- Hacer un punto exclusivo para la bienvenida y ubicar otros interlocutores como los Servicios Lingüísticos,
Escuela de Idiomas Modernos, Ayuntamiento e incluso comisión Fulbright a otra posición para evitar que
tengan que hacer de informadores.
- Hacer puntos de información informales distribuidos para descongestionar las carpas, dos sillas y una
mesa de centro o similar sería suficiente.
- Elaborar una encuesta de satisfacción para distribuir entre los asistentes a la finalización de la visita.
Puede contar con un sorteo a modo de motivación para participar.

Replicabilidad de la práctica

La organización de la Feria de movilidad se difundió externamente mediante redes sociales y medios de comunicación. Se elaboró el siguiente plan de comunicación para su correcta ejecución.

Prensa
• Noticia en la web UB, Intranet y webs Facultades
• Boletín Novedades UB (mailing a todos los estudiantes)
• Agenda de la web

Banners
• Web UB
• Intranet MónUB
• Boletín Novedades UB (mailing a todos los estudiantes)

Redes Sociales
• Instagram Stories (animación)
• Facebook, Twitter e Instagram

Otros
• Cartel Digital en las Facultades
• Postales (2500)
• Lona a la reja del colegio mayor
• ORIS, información directo a cada Facultad

Se trata de una práctica de la que solo se ha realizado un ciclo, no obstante es perfectamente replicable a cualquier universidad que quiera mejorar la información ofrecida a los estudiantes e incentivar la movilidad internacional.